Tutorial Aplikasi Frappe (HR, CRM, Helpdesk, LMS, Drive)

• HR (HRMS) — Karyawan, Absensi, Cuti, Payroll
• CRM — Leads, Deals & Pipeline
• Helpdesk — Tiket & Knowledge Base
• Learning (LMS) — Kursus & Pelatihan
• Drive, Builder, Insights & Lending

HR (HRMS) — Karyawan, Absensi, Cuti, Payroll

Mengelola SDM ISP: karyawan, absensi, cuti, penggajian, dan klaim biaya. Akses: https://hr.dev.inti.net.id/ (atau dari Desk ERPNext → modul HR).

Data contoh: 10 karyawan (mis. Agus Pratama – Sales, Joko Susilo – Teknisi Jaringan, Lia Permata – NOC Engineer).

1. Karyawan (Employee)

1. Buka HR → Employee (atau Pencarian: Employee).
2. Klik + Add Employee. Isi: nama, gender, tanggal lahir, tanggal bergabung, Company, Department, Designation (mis. Teknisi Jaringan).
3. Save. Status default Active.

2. Hari Libur & penugasannya (penting)

HRMS membaca kalender libur lewat Holiday List Assignment, bukan hanya field di Employee. 1. Pastikan ada Holiday List (mis. Hari Libur Nasional 2026). 2. Buka Holiday List Assignment → New: Applicable For = Company, pilih perusahaan, pilih holiday list, isi From Date, lalu Submit. Satu assignment level Company berlaku untuk semua karyawan (dipakai saat hitung slip gaji & cuti).

3. Absensi (Attendance)

• Manual: HR → Attendance → New → pilih karyawan, tanggal, status (Present/Absent/Half Day) → Submit.
• Massal: gunakan Attendance Tool / Bulk Attendance untuk banyak karyawan sekaligus.

4. Cuti (Leave)

1. Leave Allocation → New: beri jatah cuti per karyawan & jenis cuti (mis. Casual Leave 12 hari), Submit.
2. Leave Application → New: pilih karyawan, jenis cuti, tanggal, set Status = Approved, Submit.

5. Penggajian (Payroll)

1. Salary Component: komponen gaji (mis. Gaji Pokok, Tunjangan Transport = Earning; Potongan BPJS = Deduction).
2. Salary Structure (mis. Struktur Gaji Standar): susun earning & deduction, Submit.
3. Salary Structure Assignment: tetapkan struktur + gaji pokok (base) ke tiap karyawan, Submit.
4. Salary Slip → New: pilih karyawan + periode (awal–akhir bulan) → sistem menghitung dari struktur → Submit. Untuk banyak karyawan sekaligus pakai Payroll Entry.

6. Klaim Biaya (Expense Claim)

1. Pastikan ada Expense Claim Type (mis. Transport Teknisi) dengan akun default.
2. Expense Claim → New: pilih karyawan, tambah baris biaya (tanggal, tipe, jumlah, Cost Center), set Approved, Submit.

7. Rekrutmen (Recruitment)

Data contoh: 2 lowongan (Teknisi Jaringan Lapangan, Customer Support Agent) + 3 pelamar.

1. Job Opening → New: isi posisi, Designation, perusahaan, status Open.
2. Job Applicant → New: data pelamar (nama, email) ditautkan ke lowongan; ubah status seiring proses (Open → Hold → Replied → Accepted/Rejected).
3. Pelamar yang diterima bisa dijadikan Employee lewat tombol Create → Employee.

8. Laporan HR

Lewat Pencarian: Employee, Monthly Attendance Sheet, Salary Register, Leave Balance — atur filter perusahaan/periode lalu Refresh.

CRM — Leads, Deals & Pipeline

Mengelola prospek & peluang penjualan ISP (B2B). Akses: https://crm.dev.inti.net.id/.

Data contoh: organisasi seperti PT Permata Logistik, Universitas Teknologi Mandiri; leads & deals layanan dedicated/business.

1. Konsep CRM Frappe

Alur: Lead (kontak awal) → dikualifikasi → Deal (peluang dengan nilai) → menang/kalah. Didukung Organization, Contact, Task, dan Call Log.

2. Membuat Lead

1. Menu Leads → + Create.
2. Isi Nama depan/belakang, Email, No. HP, Organization, dan Status (mis. New, Contacted, Qualified).
3. Save. Buka lead untuk menambah catatan, tugas, dan log aktivitas.

3. Mengubah Lead jadi Deal

1. Buka Lead yang sudah Qualified → klik Convert to Deal.
2. Lengkapi Deal: organisasi, nilai/anggaran, Status pipeline (Qualification → Proposal/Quotation → Negotiation → Won/Lost), perkiraan tanggal closing.
3. Save. Gunakan tampilan Kanban untuk menggeser deal antar tahap.

4. Organization & Contact

• Organizations: data perusahaan calon/pelanggan (industri, website, no. karyawan).
• Contacts: orang/PIC; bisa ditautkan ke organization & deal.

5. Aktivitas: Task & Call Log

• Tasks: to-do sales (mis. Follow up penawaran, Survey lokasi) dengan tenggat & status.
• Call Logs: catat panggilan masuk/keluar (durasi, hasil) — otomatis terisi bila modul telephony tersambung.

6. Tips

• CRM dan ERPNext berada di site yang sama; deal yang menang bisa ditindaklanjuti jadi Quotation/Sales Order di ERPNext.
• Atur kolom & filter pada list untuk memantau pipeline per status/owner.

Helpdesk — Tiket & Knowledge Base

Mengelola tiket gangguan/keluhan pelanggan ISP dan Knowledge Base. Akses: https://helpdesk.dev.inti.net.id/.

Data contoh: 10+ tiket (Internet lambat, LOS merah, upgrade paket, dll) dengan status beragam, 8 customer, 5 artikel KB.

1. Konsep

• Ticket: permintaan/keluhan dari pelanggan, punya status (Open → Replied → Resolved → Closed), priority (Low/Medium/High/Urgent), type, dan SLA.
• HD Customer / Contact: pelanggan & narahubung.
• Agent / Team: petugas penangan & grup (mis. NOC, Support).
• Knowledge Base (Article): artikel bantuan self-service.

2. Membuat & menangani Tiket

1. Klik + New Ticket. Isi Subject, deskripsi, pilih Ticket Type (mis. Gangguan Layanan), Priority, dan Customer.
2. Save. Tiket masuk antrian.
3. Buka tiket: balas pelanggan lewat Reply, tambah catatan internal lewat Comment.
4. Ubah Status seiring penanganan; set Resolved/Closed bila selesai.
5. Assign ke agent/team yang menangani.

3. Ticket Type, Priority, Team

• Ticket Type: kategori (Gangguan Layanan, Permintaan Baru, Tagihan, Pertanyaan Umum).
• Team/Agent Group: arahkan tiket ke tim yang tepat (NOC vs Support).
• SLA: target waktu respon/penyelesaian; tiket menampilkan sisa waktu SLA.

4. Knowledge Base

1. Menu Knowledge Base.
2. Buat Category (mis. Panduan Pelanggan) lalu Article (mis. Apa yang dilakukan saat lampu LOS merah).
3. Tulis isi, set Published. Artikel bisa dibaca pelanggan untuk self-service & ditautkan saat membalas tiket.

5. Menjadikan Tiket sebagai Task (integrasi Project)

Helpdesk tidak punya fitur "convert to task" bawaan, jadi sudah ditambahkan link dua arah ke modul Project ERPNext: - HD Ticket punya field Project Task (link ke Task). - Task punya field Helpdesk Ticket (link ke HD Ticket).

Data contoh: semua tiket sudah dibuatkan Task di project Penanganan Tiket Support ISP (status, prioritas, dan due date mengikuti tiketnya).

Melihat task dari tiket: buka tiket di tampilan Desk https://erpnext.dev.inti.net.id/app/hd-ticket/<no-tiket> → lihat field Project Task. Atau buka Projects → Penanganan Tiket Support ISP untuk semua task (lengkap dengan due date, assign teknisi, dan tampilan Gantt).

Membuat task dari tiket baru: 1. Buka tiket (Desk), pada field Project Task klik + Create a new Task, isi judul/tenggat, simpan → otomatis tertaut. 2. Atau buka Task baru di project Penanganan Tiket Support ISP, isi field Helpdesk Ticket dengan nomor tiket. 3. Status task: Open → Working → Completed; assign ke teknisi lewat tombol Assign.

Manfaat: penanganan tiket bisa dijadwalkan (due date), di-assign, dan muncul di laporan/Gantt project — sesuatu yang tidak ada di modul Helpdesk saja.

6. Laporan

Gunakan filter & tampilan list untuk memantau tiket per status, per agent, dan SLA terlewati. Helpdesk juga menyediakan ringkasan/statistik di dashboard.

Learning (LMS) — Kursus & Pelatihan

Membuat materi pelatihan internal ISP. Akses: https://learning.dev.inti.net.id/.

Data contoh: kursus Dasar Jaringan FTTH untuk Teknisi, Customer Service & Penanganan Keluhan, Pengenalan Billing & Langganan lengkap dengan chapter & lesson, plus kuis dan batch.

1. Konsep

Struktur: Course → Chapter → Lesson. Dilengkapi Quiz, Batch (kelas terjadwal), Enrollment (peserta), dan Category.

2. Membuat Course

1. Masuk sebagai admin/instruktur → Create Course (atau Desk → LMS Course → New).
2. Isi Title, Short Introduction, Description, pilih Category, dan tambah Instructor.
3. Set Published agar tampil di katalog. Save.

3. Chapter & Lesson

1. Di dalam course, tambah Chapter (mis. Pengenalan FTTH).
2. Pada tiap chapter, tambah Lesson dan isi materinya (teks, gambar, video, atau kuis).
3. Susun urutan chapter/lesson sesuai alur belajar.

4. Quiz

1. Buat Quiz (judul, total nilai, persentase kelulusan).
2. Tambah pertanyaan (pilihan ganda/benar-salah) beserta jawaban benar.
3. Sisipkan quiz ke dalam lesson sebagai evaluasi.

5. Batch & Enrollment

• Batch: kelas terjadwal (tanggal mulai–selesai, jam, instruktur) — cocok untuk pelatihan teknisi baru.
• Enrollment: pendaftaran peserta ke course/batch. Peserta harus berupa User sistem.

⚠️ Menambah peserta baru butuh akun User. Minta admin membuat akun untuk tiap peserta sebelum enrollment massal.

6. Tips

• Gunakan kursus untuk onboarding teknisi & CS baru.
• Materi bisa dikombinasikan teks + video + kuis agar interaktif.

Drive, Builder, Insights & Lending

Tiga aplikasi pendukung (Drive, Builder, Insights) dan catatan modul Lending.

A. Drive — penyimpanan dokumen

Akses: https://drive.dev.inti.net.id/. Mirip Google Drive untuk berbagi file tim.

Data contoh: folder Dokumen Operasional ISP, SOP Teknisi, Template Surat & Kontrak.

1. Buka Drive → pilih Team/Home.
2. New → Folder untuk membuat folder; New → Upload atau drag-drop untuk mengunggah file (PDF, gambar, dokumen).
3. Klik kanan file/folder → Share untuk mengatur akses (lihat/edit) per pengguna/tim.
4. Gunakan Move/Rename/Star untuk merapikan.

B. Builder — pembuat halaman web

Akses: https://builder.dev.inti.net.id/. Membuat halaman web (landing page) tanpa coding.

Data contoh: halaman INTINET Landing.

1. Buka Builder → + New Page.
2. Tarik elemen (heading, teks, gambar, tombol, kolom) ke kanvas; atur teks & style di panel kanan.
3. Atur Route (alamat halaman) dan Page Title.
4. Klik Publish untuk menerbitkan; halaman dapat diakses di route tersebut.

C. Insights — dashboard & analitik

Akses: https://insights.dev.inti.net.id/. Membuat laporan/visualisasi dari data.

Data contoh: workbook Analisis Pelanggan ISP (data source Site DB) berisi 3 query + 3 chart + 1 dashboard siap pakai: - Penjualan per Bulan (line) — total grand_total Sales Invoice per bulan - Pelanggan per Wilayah (bar) — jumlah Customer per territory - Tiket per Status (pie) — jumlah HD Ticket per status - Dashboard Dashboard Operasional ISP menggabungkan ketiganya.

1. Data Source: Site DB sudah terhubung ke database site (semua doctype bisa di-query).
2. Workbook: buka Analisis Pelanggan ISP (atau buat baru lewat + Workbook).
3. Query: 3 query di atas sudah jadi. Untuk membuat query baru: pilih tabel (mis. tabSales Invoice), tambah langkah Summarize (ukuran + dimensi), filter, dll.
4. Chart: 3 chart sudah dibuat dari query di atas. Untuk chart baru: dari hasil query klik Add Chart → pilih tipe (bar/line/pie) dan atur sumbu X (dimensi) & Y (ukuran).
5. Dashboard: dashboard Dashboard Operasional ISP sudah menggabungkan ketiga chart. Anda bisa menambah/menggeser chart lewat drag-drop.

💡 Semua berjalan di atas data ERPNext/Helpdesk nyata. Bila chart tampil kosong, buka chart → klik Refresh/atur ulang sumbu sekali untuk men-generate ulang hasilnya.

D. Lending — modul pinjaman karyawan

Akses lewat Desk (Pencarian: Loan). Modul sudah dikonfigurasi dan berisi data contoh.

Data contoh: produk Pinjaman Karyawan (bunga 6%/tahun), 3 pengajuan (Loan Application), dan 1 Loan aktif.

Yang sudah disiapkan (konfigurasi awal)

• Akun GL pinjaman: Pinjaman Karyawan (aset), Piutang Bunga/Denda, Suspense, Pendapatan Bunga/Denda.
• Loan Demand Offset Order Urutan Pelunasan Standar (urutan: Denda → Bunga → Pokok → Biaya).
• Loan Product Pinjaman Karyawan dengan akun-akun di atas.

Alur penggunaan

1. Loan Application → New: pilih Applicant Type = Employee + karyawan, Loan Product Pinjaman Karyawan, jumlah, metode & jumlah periode cicilan, Submit.
2. Loan → New (atau dari aplikasi yang disetujui): buat pinjaman, isi tanggal mulai cicilan, Submit → jadwal angsuran dibuat otomatis.
3. Loan Disbursement: cairkan dana (posting ke kas & akun pinjaman).
4. Loan Repayment: catat pembayaran cicilan (untuk karyawan bisa via potong gaji/Payroll).

💡 Untuk menambah produk pinjaman lain, siapkan akun GL-nya lalu salin pola Loan Product Pinjaman Karyawan.