Tutorial ERPNext (ISP)

• ERPNext 1 — Login, Navigasi & Master Data
• ERPNext 2 — Penjualan & Langganan Bulanan
• ERPNext 3 — Pembelian & Stok
• ERPNext 4 — Project, Tiket & Laporan Keuangan

ERPNext 1 — Login, Navigasi & Master Data

Tutorial dasar memakai ERPNext untuk ISP: cara login, mengenal antarmuka, lalu membuat data master (pelanggan, paket layanan, perangkat, supplier, harga). Antarmuka ERPNext di server ini memakai Bahasa Indonesia.

1. Login

1. Buka https://erpnext.dev.inti.net.id/.
2. Masukkan email/username dan password akun Anda, klik Login.
3. Anda masuk ke halaman Rumah (Home/Desk).

2. Mengenal antarmuka (Desk)

• Sidebar kiri: daftar workspace (Rumah, Pelanggan, Supplier, Barang, Faktur penjualan).
• Pencarian (Ctrl+K): cara tercepat berpindah. Ketik nama menu/dokumen, mis. Pelanggan, Faktur Penjualan, Purchase Order, lalu Enter.
• List View: daftar dokumen suatu jenis (mis. semua Pelanggan). Ada filter, kolom, dan tombol + Tambah/New.
• Form View: satu dokumen. Tombol penting di kanan atas: Save (Ctrl+S) lalu Submit untuk dokumen transaksi.

Konsep penting: Draft vs Submitted

• Draft (docstatus 0): dokumen masih bisa diedit, belum mempengaruhi stok/akuntansi.
• Submitted (docstatus 1): dokumen "dikunci", baru mempengaruhi stok & buku besar. Untuk mengubah, harus Cancel lalu Amend.
• Master data (Pelanggan, Item, dll) cukup Save, tidak perlu Submit.

3. Membuat Pelanggan (Customer)

1. Pencarian → ketik Pelanggan (Customer) → Enter, atau buka workspace Pelanggan.
2. Klik + Tambah Pelanggan (New).
3. Isi field utama: - Nama Pelanggan: mis. Budi Santoso Home Internet. - Jenis Pelanggan: Individual (rumahan) atau Company (bisnis/corporate). - Kelompok Pelanggan & Wilayah/Territory: pilih (mis. Jakarta).
4. (Opsional) Buka tab Contact & Address untuk menambah PIC, telepon, email, alamat.
5. Klik Save (Ctrl+S).

💡 Contoh data sudah ada: cari pelanggan seperti PT Maju Jaya Abadi atau Budi Santoso di list Pelanggan.

4. Membuat Item Paket Layanan (service / non-stok)

Paket internet bulanan & biaya jasa = Item non-stok.

1. Pencarian → Barang/Item → + Tambah.
2. Isi: - Kode Item: mis. PAKET-HOME-50M. - Nama Item: Internet Home 50 Mbps. - Kelompok Item (Item Group): pilih kelompok layanan. - Satuan (UOM): Bulan. - Maintain Stock / Pertahankan Stok: non-aktif (karena layanan).
3. Tab Penjualan: aktifkan Is Sales Item, set Akun Pendapatan bila perlu.
4. Save.

5. Membuat Item Perangkat (stok)

Perangkat (ONT, router, kabel) = Item stok.

1. Barang/Item → + Tambah.
2. Isi Kode (mis. ONT-GPON-1GE), Nama, Kelompok Item, Satuan (Unit/Meter).
3. Aktifkan Maintain Stock.
4. Tab Pembelian: aktifkan Is Purchase Item; isi harga beli bila ada.
5. Tab Penjualan: aktifkan Is Sales Item bila dijual ke pelanggan.
6. Save. (Stok awal diisi lewat Stock Entry — lihat tutorial ERPNext 3.)

6. Membuat Supplier/Vendor

1. Pencarian → Supplier → + Tambah.
2. Isi Nama Supplier, Grup Supplier, jenis (Company/Individual).
3. Tambah kontak/alamat bila perlu, lalu Save.

7. Menetapkan Harga (Item Price / Price List)

1. Pencarian → Daftar Harga Barang / Item Price → + Tambah.
2. Pilih Item, Price List (mis. Standard Selling untuk harga jual / Standard Buying untuk harga beli), Mata Uang IDR, dan Tarif/Rate.
3. Save. Harga ini otomatis muncul saat membuat quotation/invoice.

---

➡️ Lanjut ke ERPNext 2 — Penjualan & Langganan Bulanan.

ERPNext 2 — Penjualan & Langganan Bulanan

Siklus penjualan ISP di ERPNext: Penawaran → Sales Order → Surat Jalan → Faktur → Pembayaran, lalu langganan bulanan otomatis (Subscription) dan POS.

1. Quotation (Penawaran)

1. Pencarian → Penawaran/Quotation → + Tambah.
2. Quotation To = Customer, pilih Pelanggan.
3. Di tabel Items, tambah baris: pilih item paket/perangkat, isi Qty dan Rate (harga otomatis bila sudah ada Item Price).
4. Save → Submit.

2. Sales Order (Pesanan)

1. Dari Quotation yang sudah Submit, klik Buat / Create → Sales Order. (Atau buat manual via Pencarian → Sales Order.)
2. Periksa item & tanggal pengiriman, Save → Submit.

3. Delivery Note (Surat Jalan) — untuk perangkat

1. Dari Sales Order → Buat → Delivery Note.
2. Pastikan Gudang terisi pada baris item perangkat. Save → Submit.
3. Efek: stok berkurang (lihat Stock Ledger).

4. Sales Invoice (Faktur Penjualan)

1. Dari Sales Order atau Delivery Note → Buat → Sales Invoice. (Atau Pencarian → Faktur Penjualan → + Tambah.)
2. Periksa item, pajak (PPN), dan Tanggal Jatuh Tempo.
3. Save → Submit.
4. Efek: muncul Piutang di buku besar & laporan Accounts Receivable.

💡 Contoh: cari faktur SINV-2026-0001 dan penjualan POS POS-2026-0001.

5. Payment Entry (Pembayaran Pelanggan)

1. Dari Sales Invoice tersubmit → klik Buat → Payment / Pembayaran.
2. ERPNext mengisi jumlah otomatis. Untuk pembayaran sebagian, ubah Paid Amount lebih kecil dari total.
3. Pilih akun bank/kas penerima, Save → Submit.
4. Status faktur berubah: Paid (lunas) atau Partly Paid (sebagian). Faktur lewat jatuh tempo tanpa bayar → Overdue.

6. Langganan Bulanan (Subscription) — inti ISP

Untuk tagihan internet berulang tiap bulan.

6a. Buat Subscription Plan

1. Pencarian → Subscription Plan → + Tambah.
2. Isi Plan Name, pilih Item paket internet, Price Determination = Fixed Rate + harga, Billing Interval = Month.
3. Save.

6b. Buat Subscription

1. Pencarian → Subscription → + Tambah.
2. Party Type = Customer, pilih pelanggan; Start Date = tanggal mulai.
3. Tabel Plans: tambahkan plan + Qty.
4. Save. ERPNext akan membuat faktur otomatis tiap periode (lewat scheduler).

⚠️ Pastikan pengiriman email otomatis mati di environment latihan. Contoh: buka Subscription milik pelanggan Budi Santoso.

6c. (Opsional) Auto Repeat pada faktur

Alternatif sederhana: buka satu Sales Invoice tersubmit → menu ... → Auto Repeat → set Frequency = Monthly, Notify by Email = off. ERPNext menggandakan faktur tiap bulan.

7. POS (penjualan voucher/perangkat di kantor)

ERPNext v16 memakai mode Sales Invoice POS.

1. (Sekali saja) Pencarian → POS Profile → buat profil: pilih Company, Warehouse, dan Mode of Payment (mis. Kas).
2. Buka POS Opening Entry → Submit (membuka sesi kasir).
3. Buat Sales Invoice, aktifkan Is POS, pilih POS Profile, tambah item, isi tab Payments = tunai sejumlah total, Submit (langsung lunas).

---

➡️ Lanjut ke ERPNext 3 — Pembelian & Stok.

ERPNext 3 — Pembelian & Stok

Siklus pembelian perangkat/bandwidth dan pengelolaan stok gudang ISP.

1. Material Request (Permintaan Pembelian)

1. Pencarian → Material Request / Permintaan Material → + Tambah.
2. Purpose = Purchase. Tambah item + qty yang dibutuhkan teknisi/gudang.
3. Save → Submit.

2. Purchase Order (PO)

1. Dari Material Request → Buat → Purchase Order, atau Pencarian → Purchase Order → + Tambah.
2. Pilih Supplier, periksa item, qty, harga beli.
3. Save → Submit.

3. Purchase Receipt (Penerimaan Barang)

1. Dari PO → Buat → Purchase Receipt.
2. Pastikan Gudang penerima terisi (mis. Gudang Pusat). Save → Submit.
3. Efek: stok bertambah.

4. Purchase Invoice (Faktur Pembelian)

1. Dari PO atau Purchase Receipt → Buat → Purchase Invoice.
2. Periksa item, pajak, tanggal jatuh tempo. Save → Submit.
3. Efek: muncul Hutang di laporan Accounts Payable.

5. Bayar Supplier (Payment Entry)

1. Dari Purchase Invoice → Buat → Payment.
2. Isi jumlah (penuh atau sebagian), pilih akun bank/kas, Save → Submit.

6. Stok / Inventory

Lihat saldo stok

• Pencarian → Stock Balance (laporan): saldo per item per gudang.
• Pencarian → Stock Ledger: riwayat pergerakan stok.

Stok awal / penyesuaian — Stock Entry

1. Pencarian → Stock Entry / Entri Stok → + Tambah.
2. Pilih Stock Entry Type: - Material Receipt: barang masuk (stok awal). - Material Transfer: pindah antar gudang (mis. Pusat → Teknisi). Isi Source & Target Warehouse. - Material Issue: barang keluar untuk instalasi (kurangi stok).
3. Tambah item + qty, Save → Submit.

Stock Reconciliation (stok opname)

Pencarian → Stock Reconciliation → masukkan qty hasil opname → Submit untuk menyamakan sistem dengan fisik.

7. (Opsional) Manufacturing — paket kit instalasi

Bila ingin merakit "kit" dari beberapa komponen: 1. Buat BOM (Bill of Materials): item jadi + daftar komponen + qty. 2. Pencarian → Work Order → pilih item & BOM, qty, gudang, Submit. 3. Buat Stock Entry: Manufacture dari Work Order → komponen berkurang, barang jadi bertambah.

---

➡️ Lanjut ke ERPNext 4 — Project, Tiket & Laporan Keuangan.

ERPNext 4 — Project, Tiket & Laporan Keuangan

Mengelola project instalasi, tiket keluhan pelanggan, dan membuka laporan keuangan.

1. Project Instalasi

1. Pencarian → Project / Proyek → + Tambah.
2. Isi Project Name (mis. Instalasi POP Bekasi), Customer (bila proyek pelanggan), tanggal mulai/selesai.
3. Save.

Task (tugas teknisi)

1. Pencarian → Task / Tugas → + Tambah.
2. Isi Subject (mis. Survey lokasi), hubungkan ke Project, set Status (Open/Working/Completed), tanggal & PIC.
3. Save. Ulangi untuk: survey, tarik kabel, pasang ODP, konfigurasi ONT, aktivasi, testing.

Timesheet (catatan jam kerja)

Pencarian → Timesheet → tambah baris waktu per task/aktivitas → Submit. Berguna untuk menghitung jam teknisi.

2. Tiket / Keluhan Pelanggan (Issue)

1. Pencarian → Issue / Masalah → + Tambah.
2. Isi Subject (mis. Internet lambat), pilih Customer, Priority, dan Issue Type.
3. Atur Status: Open → Replied → Resolved → Closed seiring penanganan.
4. Save. Tambahkan komentar/aktivitas untuk mencatat tindak lanjut.

3. Laporan Keuangan & Operasional

Semua lewat Pencarian (ketik nama laporan) lalu set Company = PT Inti Data Telematika dan rentang tanggal.

Laporan	Untuk melihat
Accounts Receivable	Piutang pelanggan (faktur belum/seb. dibayar, umur piutang)
Accounts Payable	Hutang ke supplier
General Ledger	Semua jurnal/buku besar per akun
Profit and Loss Statement	Laba rugi (pendapatan vs beban)
Balance Sheet	Neraca (aset, kewajiban, ekuitas)
Trial Balance	Neraca saldo
Stock Balance	Saldo stok perangkat per gudang
Sales/Purchase Register	Rekap faktur penjualan/pembelian

Langkah umum: 1. Pencarian → ketik nama laporan (mis. Accounts Receivable) → Enter. 2. Atur filter Company, Tanggal, lalu klik Refresh. 3. Gunakan Menu → Export untuk unduh Excel/CSV/PDF.

4. Jurnal Manual (Journal Entry)

Untuk transaksi non-faktur (biaya admin bank, penyesuaian, saldo awal): 1. Pencarian → Journal Entry / Entri Jurnal → + Tambah. 2. Pilih tipe, tambah baris debit & kredit (harus seimbang), pilih akun, Save → Submit.

---

Selesai — Anda sudah melihat siklus lengkap ERPNext untuk ISP. Lihat juga Perbandingan ERPNext vs Dolibarr untuk ringkasan keputusan.